Если вы работаете в офисе – ваша деятельность непременно связана с различными бумагами и документами. Наверняка вы часто используете бумагу и поэтому приходится упорядочивать большое количество используемого материала. Однако правильное хранение документов это не только вопрос порядка, но и закона! Да-да, архивация документов – процедура, закрепленная на законодательном уровне. В статье расскажем, как правильно и эффективно хранить документы. Чтобы было удобно вам и в рамках нормативных актов.

Сначала о законе

Согласно нормативным актам РФ, ведение архивации является обязательным для любой организации, независимо от формы ее собственности, размеров и численности сотрудников. Важно помнить, что руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка архивной обработки. Хранение и учет документов производятся в бумажной и/или электронной форме.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело, ГОСТ 7.48-2002 Консервация документов. При установлении времени содержания первичных документов организаций всех форм собственности следует руководствоваться следующими нормативными положениями:

• статьей 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• статьей 23 Налогового кодекса РФ;
• частью 2 статьи 28 ФЗ от 24.07.09 № 212;
• перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Для того, чтобы вы смогли избежать проблем с обработкой документов и с легкостью реализовали процедуру по архивации важных бумаг, представляем вам готовые решения по архивации документов.

Оперативное хранение

Это хранение документов до их передачи в архив организации или уничтожения. На оперативном хранении находятся:

• исполненные документы до помещения их в архив;
• документы в процессе исполнения.

Такие документы хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках. А вот оригиналы документов находятся уже в службе делопроизводства (канцелярии). Эффективные аксессуары для оперативного хранения позволят обеспечить быстрый доступ к документам, а также украсят ваш офис. Сами папки, разделители листов, книги учетов и многое другое есть в интернет-магазине «Комус» в соответствующем разделе.

Краткосрочное хранение

К краткосрочному хранению относятся документы, срок хранения которых – до 5 лет включительно. Такому хранению подлежат следующие документы: переписка, первичные бухгалтерские и банковские документы, табели учета рабочего времени, доверенности и налоговые декларации, ежемесячные, квартальные и полугодовые бухгалтерские отчеты, документы по административно-хозяйственной деятельности, регистры бухгалтерского учета, договоры со сторонними организациями, не касающиеся основной деятельности.

Для хранения таких документов присмотритесь к большим архивным коробам из гофрокартона или микрогофрокартона. Это экологичные и пригодные для переработки материалы. Возможно вертикальное и горизонтальное размещение коробов, на стеллажах или в архивных коробах. На корешке и боковой стороне обычно имеются поля для надписей – обязательность воспользуйтесь этой возможностью, чтобы было проще в них ориентироваться.

Среднесрочное хранение

К среднесрочному хранению относятся документы, срок хранения которых – до 25 лет включительно. Подлежат следующие документы: проектная документация, сметы, планы, чертежи, договоры, коммерческие предложения, технические заключения, разрешения на производство работ, акты, методики, экспертные заключения, авторские листы.

Здесь выбирайте наиболее вместительные папки. Обратите внимание на большие короба – в них практично хранить большой объем документов. Удобство канцелярских аксессуаров повышают фиксирующие элементы. Имеются модели архивных папок с завязками, вырубными замками, удерживающими резинками, кнопками. Упрощение систематизации возможно при помощи разноцветных обложек. В интернет-магазине «Комус» есть возможность приобрести модели с предусмотренными клапанами для реестра уложенных внутрь бумаг или других сведений, которые должны быть максимально доступны.

Долгосрочное хранение

К долгосрочному хранению относятся документы, срок хранения которых – свыше 75 лет. Ему подлежат следующие документы: учредительные документы, лицензии, личные карточки и дела, протоколы совещаний совета директоров, годовые бухгалтерские отчеты, годовые отчеты об исполнении смет, приказы по основной деятельности, личные дела руководителей, отчеты о прибылях и убытках, нормативные документы, определяющие работу организации, годовые планы организации по основной деятельности, годовые расчетные ведомости по взносам в ФСС и другие.

В решении этого вопроса вам помогут товары для хранения, организации и транспортировки различных бумаг и документов. Папки и короба – отличное решение для хранения всего, что требуется в данном случае. Выбирайте самые объемные варианты. Модели архивных коробов в интернет-гипермаркете «Комус» позволяют вместить 1500 листов стандартной плотности и больше. Обычно изготавливаются из картона, что при длительном хранении важно для Вашего здоровья. Однако позаботьтесь также и о специальных стеллажах, куда можно удобно убрать все короба с такими документами.

Для хранения деловой документации идеально подойдут архивные короба и папки Attache! Торговая марка Attache известна широким разнообразным ассортиментом и практичными товарами для офисов по доступным ценам!

Позаботьтесь о том, чтобы архив вашей организации оборудован по всем правилам, и, конечно, был удобен человеку, который за него отвечает. А интернет-гипермаркет «Комус» поможет сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.